Zastosowania systemów klasy ERP. Dlaczego są tak ważne we współczesnym biznesie?

Rosnąca konkurencja wymusza na przedsiębiorcach korzystanie z nowoczesnych rozwiązań, które usprawniają pracę poszczególnych działów, wpływają na optymalizację kosztów, umożliwiają automatyzację niektórych procesów i ułatwiają obieg dokumentów. Takimi rozwiązaniami są systemy klasy ERP pozwalające na skuteczne zarządzanie pracą całej firmy. Jaką rolę odgrywają systemy ERP? I czy mogą być wykorzystywane w różnych branżach?

Systemy klasy ERP, które znamy obecnie, wywodzą się z systemów MPR służących do planowania potrzeb materiałowych. To od nich się zaczęło. Później, wraz z rozwojem branży komputerowej i upowszechnieniem dostępu do internetu, powstały systemy ERP umożliwiające zarządzanie całymi przedsiębiorstwami.

Obecnie wystarczy wybrać odpowiednie moduły odpowiedzialne za poszczególne obszary, m.in. za finanse i księgowość, kadry i płace, HR, logistykę, obsługę klienta, środki trwałe, magazyn, produkcję czy handel, a następnie dostosować je do swoich potrzeb. Moduły łączą się z jedną bazą danych, co ułatwia obieg dokumentów w firmie – nie trzeba ich przesyłać między działami np. z wykorzystaniem poczty mailowej – ich integrację i analizę, ale nie tylko. Jakie jeszcze zastosowanie mają systemy klasy ERP i na co pozwalają?

Skuteczniejsze zarządzanie danymi

Systemy ERP umożliwiają zarządzanie danymi. Wszystkie informacje zebrane są w jednym miejscu, a nie np. w dziesięciu różnych arkuszach kalkulacyjnych lub programach, co powoduje, że czas konieczny do podejmowania decyzji w oparciu o te informacje się skraca. Nie trzeba ich przenosić do jednego pliku, zestawiać i dopiero później analizować. Wszystko dzieje się w systemie. Dodatkowo pracownicy z wielu działów są w stanie szybko reagować na zmiany wprowadzane przez kolegów, np. poinformować o konieczności rozpoczęcia produkcji lub złożenia zamówienia na podzespoły.

Usprawnienie procesów biznesowych i produkcyjnych

Tym samym usprawnia się procesy produkcyjne. Jeżeli korzystasz z systemu ERP, możesz łatwiej planować produkcję – tworzyć harmonogramy oraz kalkulacje – ponieważ masz dostęp do aktualnych stanów magazynowych i informacji dotyczących tempa realizacji bieżących zleceń.

Jeśli chodzi o procesy biznesowe, to ściśle łączy się ze wspomnianym czasem podejmowania decyzji. Gdy widzisz dane w jednym miejscu, możesz skuteczniej rozwijać pewne procesy w organizacji, a inne wyciszać lub automatyzować. To wszystko wpływa na poprawę efektywności i zmniejszenie kosztów.

Sprawniejsze zarządzanie finansami

Skoro już o kosztach mowa, systemy klasy ERP pozwalają skutecznie optymalizować koszty firmowe. Z jednej strony wynika to z tego, że szybciej dostrzegasz możliwości automatyzacji procesów i tym samym wykorzystania zasobów w innych strefach, z drugiej z łatwiejszego tworzenia prognoz wpływów oraz wydatków. Poza tym prościej da się ustalić szczegółowe koszty produkcji, administracji, podatkowe czy marketingowe i nimi zarządzać.

Szybsze tempo realizacji zamówień

W przypadku firm produkcyjnych lub logistycznych korzystanie z systemów ERP umożliwia przyspieszenie tempa realizacji zamówień. Dlaczego? Pracownicy odpowiedzialni za produkcję nie muszą się kontaktować bezpośrednio z tymi zajmującymi się zamówieniami. Ci drudzy widzą w systemie, że podzespoły się kończą i należy je kupić, żeby były dostępne w określonym terminie. Dzięki temu nie ma przestojów wynikających z braku surowców, a jednocześnie da się zoptymalizować ilość zamawianych elementów – nie zamawia się na zapas albo ten zapas jest niewielki i nie trzeba się martwić koniecznością przechowywania pozostałych materiałów.

Efektywne zarządzanie stanami magazynowymi

Ten ostatni punkt to właśnie efektywne zarządzanie stanami magazynowymi. Po wdrożeniu systemów klasy ERP da się zminimalizować ilość towarów zalegających na magazynie. Zużywa się to, co jest już dostępne i kupuje tyle, ile będzie potrzebne. Tym samym koszty przechowywania spadają, lepiej da się wykorzystać powierzchnię magazynu, nie wytwarza się dalej produktów, które gorzej się sprzedają i, o czym już wspomniano, zmniejsza się ryzyko opóźnień produkcyjnych.

Lepsza obsługa klienta

Poza tym ma się również większy wpływ na efektywniejszą obsługę klienta. Systemy ERP pozytywnie oddziałują na procesy sprzedażowe. Pracownicy sprzedaży są w stanie szybko odnaleźć informacje o kliencie, o jego ostatnich zamówieniach i preferencjach nawet, jeśli do tej pory z nim nie współpracowali. Na tej podstawie mogą przygotować nowe oferty albo informować o aktualnych promocjach. To przekłada się na większe zadowolenie klientów i na dalszą chęć korzystania z usług firmy, która zna ich potrzeby.

Racjonalne zarządzanie zasobami ludzkimi

Jakie jeszcze zastosowanie mają systemy klasy ERP? Wykorzystuje się je do zarządzania zasobami ludzkimi. Mogą być używane zarówno do koordynowania urlopów w poszczególnych działach, jak i zbierania informacji o pracownikach, ich wynagrodzeniach, obowiązkach itp. Dodatkowo w niektórych przypadkach służą do rejestracji czasu pracy. Dzięki nim łatwiej jest zarządzać rozdzielaniem zadań, planować pracę oraz decydować o automatyzacji części procesów, które są czasochłonne.