Automatyzacja procesów biznesowych – zacznij od podstaw!

Coraz bardziej konkurencyjny rynek zmusza firmy do inwestowania w jakość, wydajność i szybkość. Najlepszym sposobem na optymalizację procesów biznesowych jest natomiast automatyzacja. Na czym dokładnie polega i jak można ją wdrożyć? Od czego zacząć automatyzację procesów biznesowych? Sprawdź!

Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja to pojęcie, za którym kryje się przede wszystkim ułatwianie codziennej pracy. Automatyzacja procesów biznesowych pozwala sprawniej realizować powtarzalne zadania, zwiększając tym samym efektywność i zmniejszając koszty operacyjne. Jednocześnie pozwala poświęcić więcej czasu na kluczowe dla rozwoju firmy obszary i redukuje ilość błędów. Przynosi zatem wiele korzyści przekładających się m.in. na konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku.

Automatyzację można wprowadzić w wielu obszarach i z całą pewnością jest to inwestycja warta rozważenia. Jest to obecnie kierunek, w którym podążają wszystkie nowoczesne firmy – i to niezależnie od wielkości, branży czy skali działania. Automatyzacja procesów biznesowych staje się zatem nieodłącznym elementem rozwoju. Istnieje wiele sposobów na jej wdrożenie, a ogrom możliwości i złożoność procedur mogą przytłaczać. Automatyzacja nie jest jednak czymś, czego należy się obawiać. Im szybciej zainwestujesz w rozwój, tym szybciej zobaczysz rezultaty!

Automatyzacja biznesu – od czego zacząć?

Podjęcie decyzji o automatyzacji biznesu to jedno, ale zaplanowanie i wdrożenie odpowiednich działań mogą przerastać. Od czego zacząć? Pierwszym krokiem powinna być analiza i identyfikacja procesów do automatyzacji, którą można podzielić na trzy główne etapy:

1. audyt obecnych procesów w firmie – identyfikacja problemów;
2. identyfikacja procesów nadających się do standaryzacji i automatyzacji;
3. konsultacje z zespołem.

Najlepiej jest najpierw zoptymalizować te procesy, które zabierają najwięcej czasu lub pochłaniają największe fundusze. Dobrym pomysłem będzie także automatyzacja tych procesów, które są podatne na błędy. Aby zidentyfikować właściwe procesy do optymalizacji, należy się im dokładnie przyjrzeć. Wskazane będą także konsultacje z zespołem – pomoże to lepiej zrozumieć strukturę i znaczenie procesów.

Następnie warto określić, co chcesz osiągnąć dzięki automatyzacji biznesu (np. zmniejszyć koszty operacyjne, poprawić obsługę klienta itp.). Do każdego celu należy te zdefiniować KPI, które pozwolą monitorować efektywność prowadzonych działań.

Automatyzacja procesów biznesowych firmy – dobór narzędzi

Gdy wiesz już, w jakich obszarach chcesz prowadzić optymalizację i co osiągnąć, czas na dobór odpowiednich narzędzi. Możesz zacząć od drobnych kroków – np. zastosowania chatbota, który pomoże obsługiwać zapytania od klientów, skróci czas odpowiedzi na wiadomości i odciąży pracowników działu obsługi klienta. Pozwoli Ci to oswoić się z procesami automatyzacji. Możesz  też rozważyć automatyzację w takich obszarach jak:

• generowanie dokumentów,
• wprowadzanie danych do systemu,
• powiadomienia dla pracowników,
• obsługa mailingu.

Wybierz taką metodę optymalizacji, która jest zgodna z Twoją wcześniejszą analizą i wyznaczonymi celami.

Automatyzacja biznesu – kolejne kroki

Poszukujesz bardziej zaawansowanych narzędzi? Jeżeli chcesz systematycznie automatyzować procesy należące do różnych obszarów działalności firmy, warto rozważyć wdrożenie systemu ERP. Jest to zaawansowane narzędzie dające ogromne możliwości w zakresie automatyzacji biznesu. System ERP umożliwia optymalizację w takich obszarach jak:

• procesy zamówień,
• procesy zakupów,
• procesy magazynowe,
• procesy sprzedażowe,
• procesy produkcyjne,
• procesy księgowe,
• procesy kadrowo-płacowe,
• środki trwałe.

Co więcej, jego wdrożenie wcale nie musi być trudne i żmudne. Procedura COMARCH ERP XL Szybki START proponowana przez GECOS pomoże Ci już po miesiącu uporządkować kluczowe procesy, usprawnić przepływ informacji i przejść do automatyzacji w wybranych obszarach.

Automatyzacja procesów biznesowych dzięki systemowi Comarch XL przynosi wiele wymiernych korzyści, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność i konkurencyjność firmy. Firmy, które zdecydowały się na wdrożenie tego systemu, zwiększyły swoją efektywność operacyjną dzięki przyspieszeniu powtarzalnych zadań głownie w obszarach księgowości, rozliczeń kontrahentów czy fakturowania. Procesy, które potrafiły trwać nawet kilka dni zostały skrócone często do paru godzin. W obszarze zarządzania zapasami automatyzacja pozwala na utrzymanie odpowiedniego poziomu magazynowego i minimalizację kosztów magazynowania.  Automatyzacje procesów obsługi klienta, takich jak szybsze przetwarzanie zamówień czy szybsze  odpowiadanie na zapytania czy zarządzanie reklamacjami, zwiększa satysfakcję i retencje klientów. Automatyzacja biznesu to nie tylko wymierna oszczędność czasu i kosztów ale również wyeliminowanie błędów ludzkich dzięki automatycznemu i  precyzyjnemu przetwarzaniu danych.

Na końcu warto podkreślić niedoceniony obszar automatyzacji czyli automatyzacje procesów odpowiedzialnych za zgodność z aktualnymi przepisami prawnymi (automatycznie pobierane aktualizacje przepisów) i standardami branżowymi, co minimalizuje ryzyko związane z niezgodnościami i ewentualnymi sankcjami.

Automatyzacja procesów biznesowych – zaufaj ekspertom

Warto pamiętać, że automatyzacją wcale nie musisz się zajmować samodzielnie. Co więcej, skorzystanie ze wsparcia fachowców jest wręcz wskazane – szczególnie przy tak skomplikowanych systemach jak ERP. Specjaliści mogą Ci pomóc nie tylko we wdrożeniu narzędzi do optymalizacji, ale także w zaplanowaniu całego procesu, identyfikacji obszarów do optymalizacji czy monitorowaniu postępów.

Chcesz wdrożyć u siebie system ERP, ale oczekujesz szybkich efektów? Zapraszamy do kontaktu!