MENU
Wyzwanie
Jak w pełni zautomatyzować sposób wysyłania faktur w firmie?
System ERP Comarch XL umożliwia wysyłkę e-faktur ale jest to proces dość czasochłonny. Dodatkowo proces ten obciąża konkretnych pracowników oraz wymaga od nich fizycznego wysłania wiadomości z konkretnym załącznikiem. Pracownik odpowiedzialny za wysłanie e faktur musi mieć dokładną bazę odpowiednich adresów e-mail klienta dedykowanych do odbioru faktur handlowych
Problemy firm, które nie korzystają z automatycznego systemu do wysyłki faktur:
Brak automatycznego systemu wysyłania faktur może prowadzić do wielu potencjalnych problemów dla firmy. Oto kilka przykładów:
Błędy ludzkie:
Jeśli proces wysyłki faktur jest wykonywany ręcznie, istnieje większe ryzyko popełnienia błędów przez pracowników.
Opóźnienia w wysyłce:
Manualny proces wysyłki faktur może być czasochłonny. Pracownicy muszą ręcznie generować, drukować, pakować i wysyłać faktury.
Brak skuteczności:
Ręczna wysyłka faktur może być mniej skuteczna w porównaniu do automatycznego systemu. Pracownicy mogą zapomnieć o wysłaniu faktury lub popełnić błąd przy wybieraniu adresów e-mail.
Brak monitorowania:
Bez automatycznego systemu wysyłki faktur może być trudno śledzić status wysyłki i odbioru faktur. Firma może nie mieć informacji na temat tego, które faktury zostały wysłane, dostarczone i opłacone.
Zwiększone koszty i zużycie zasobów:
Proces manualnej wysyłki faktur może wymagać znacznego nakładu czasu, pracy i zasobów ludzkich.
Trudności z archiwizacją i kontrolą:
Bez systemu automatycznego, przechowywanie, archiwizowanie i wyszukiwanie faktur może być trudne.
Niska wydajność systemu
Papierowy obieg dokumentów
Brak jednego miejsca do zarządzania technologiami produkcyjnymi
Masz pytanie o automatyzację wysyłania faktur w firmie? Zapraszany po szczegóły do konsultantów
Jeśli jesteś zainteresowany szczegółowym omówieniem rozwiązania , zapraszamy do kontaktu z ekspertem GECOS.:
Rozwiązanie GECOS:
Automatyczna e-Faktura
Firma Gecos postanowiła znacznie usprawnić i przyspieszyć ten proces i opracowała dedykowane rozwiązanie własne o nazwie Automatyczna e-Faktura. Aplikacja Automatyczna e-Faktura samodzielnie pobierze adres klienta na podstawie określonego pola na karcie kontrahenta i tylko dla tych klientów, którzy faktycznie wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, będzie wysyłała e-maile z określonym załącznikiem, w ściśle zdefiniowanym czasie.
W aplikacji można ustalić dokładny kształt i strukturę wiadomości e-mail, która ma być wysyłana, a wydruki wysłanych faktur mogą odkładać się jako dokumenty pdf w określonej lokalizacji. Po zakończeniu wysyłki faktur dla zdefiniowanego użytkownika jest dostępny szczegółowy raport wysłanych lub niewysłanych faktur z komunikatem przyczyny błędu wysyłki.
Korzyści z zastosowania aplikacji Automatyczna e-Faktura:
Uwalniamy czas pracowników, którzy mogą wykonywać inne zadania
Automatyzujemy żmudne powtarzalne czynności
Eliminujemy ryzyko wysłania faktur na niewłaściwe adresy email
Ułatwiamy działania administracyjne ( Wszystkie maile z fakturami są w jednym miejscu)
Możemy szybko zareagować w przypadku komunikatu o nie wysłaniu faktury
Podnosimy jakość obsługi w oczach kontrahentów
Nasze wdrożenia
Zrealizowane rozwiązania
Poznaj nasze case studies i sprawdź jak nasze rozwiązania pomogły naszym partnerom biznesowym.
Zapraszany po szczegóły do konsultantów
Jeśli jesteś zainteresowany szczegółowym omówieniem tego narzędzia, zapraszamy do kontaktu z ekspertem GECOS.: