Bezpieczeństwo danych firmowych w systemie ERP 

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) są nieodzownym elementem współczesnych przedsiębiorstw. Pozwalają im dążyć do niezbędnej integracji i optymalizacji swoich procesów. Jednym z najważniejszych aspektów tych rozwiązań jest nie tylko organizacja, ale też ochrona danych firmowych. Przez rozwijającą się technologię i rosnącą liczbę zagrożeń w cyberprzestrzeni kwestie związane z bezpieczeństwem danych stają się coraz bardziej istotne, dlatego zrozumienie, jak systemy ERP zabezpieczają informacje, jest fundamentalne dla każdego, kto planuje ich wdrożenie lub już z nich korzysta.

Kontrola dostępu i autoryzacja użytkowników

Jednym z fundamentów bezpieczeństwa w systemach ERP jest precyzyjna kontrola dostępu. Umożliwiają one definiowanie ról użytkowników i nadawanie im specyficznych uprawnień w zależności od ich obowiązków w firmie. Dzięki temu każdy ma dostęp tylko do tych funkcji i danych, które są niezbędne do wykonywania jego pracy. Tego typu ograniczenia minimalizują ryzyko przypadkowego lub celowego wycieku danych wewnętrznych.

Autoryzacja użytkowników odbywa się zazwyczaj za pomocą wielopoziomowych mechanizmów, takich jak logowanie z użyciem loginu i hasła, weryfikacja dwuskładnikowa (2FA), a w niektórych przypadkach także identyfikacja biometryczna. Każdy z tych elementów znacząco zwiększa poziom bezpieczeństwa danych w komputerze, zapobiegając nieuprawnionemu dostępowi do systemu. Ważne jest, aby system ERP pozwalał na elastyczne zarządzanie politykami dostępu, umożliwiając dostosowanie zabezpieczeń do specyfiki przedsiębiorstwa.

Szyfrowanie danych w systemie ERP

Kolejnym niezwykle ważnym elementem ochrony danych w systemach ERP jest szyfrowanie. Dane firmowe przechowywane w systemie są często wrażliwe i dotyczą m.in. finansów, zasobów ludzkich czy łańcucha dostaw. Aby zminimalizować ryzyko ich przechwycenia przez osoby trzecie, systemy ERP stosują zaawansowane techniki szyfrowania zarówno podczas przechowywania, jak i przesyłania danych.

Szyfrowanie polega na przekształceniu wrażliwych informacji w taki sposób, że bez odpowiedniego klucza są one bezużyteczne dla potencjalnego napastnika. W kontekście ERP najczęściej stosowane jest szyfrowanie typu AES (Advanced Encryption Standard), które jest uznawane za jedno z najbezpieczniejszych rozwiązań na rynku. Dodatkowo, pod kluczem są nie tylko dane przechowywane w bazach systemu, ale także te przesyłane między różnymi modułami lub do zewnętrznych aplikacji.

Potrzebujesz systemu ERP i chcesz szybkiego wdrożenia? Postaw na ERP XL Szybki Start z Gecos!

ERP a backupy i odzyskiwanie danych

Standardowym elementem w systemie ERP są regularne backupy, które zapewniają bezpieczeństwo danych w firmie w przypadku awarii sprzętu, ataku ransomware czy innych nieprzewidzianych okoliczności. Kopie zapasowe są tworzone w określonych interwałach czasowych i przechowywane zdalnie, na serwerach, zapewniając bezpieczeństwo danych w chmurze. Odpowiednie procedury tworzenia takich kopii minimalizują ryzyko długotrwałych przestojów operacyjnych w razie wystąpienia kryzysu.

Oprócz regularnego tworzenia backupów, system ERP musi oferować również funkcje szybkiego odzyskiwania danych. Jest to ważne zwłaszcza w przypadku incydentów czy włamań, kiedy przedsiębiorstwa potrzebują szybkiego dostępu do swoich informacji, aby jak najszybciej wznowić działalność. Wydajność procesu odzyskiwania informacji może zależeć od wielu czynników, w tym od rodzaju nośnika, na którym przechowywane są kopie zapasowe, oraz od tego, jak dobrze zoptymalizowany jest proces backupowania.

Ochrona przed zagrożeniami wewnętrznymi i zewnętrznymi

Systemy ERP są narażone zarówno na zagrożenia zewnętrzne, jak i wewnętrzne. Cyberataki, takie jak phishing, ransomware czy ataki DDoS, mogą poważnie zakłócić działanie przedsiębiorstwa i narazić firmę na straty finansowe oraz wizerunkowe. Zewnętrzne zabezpieczenia, takie jak zapory sieciowe (firewalle), systemy wykrywania intruzów (IDS) czy antywirusy, są standardem w nowoczesnych rozwiązaniach. Te mechanizmy pomagają zidentyfikować podejrzane działania i blokować ataki zanim spowodują one szkody.

Nie mniej istotne są zagrożenia wewnętrzne, które mogą pochodzić od pracowników mających dostęp do systemu. Użytkownicy mogą celowo lub przypadkowo wprowadzić błędne dane, usunąć ważne analizy lub udostępnić poufne informacje niepowołanym osobom. Dlatego stosowane są zaawansowane mechanizmy monitorowania aktywności użytkowników oraz audytowania zmian. Rejestrowanie każdego działania użytkownika pozwala na szybkie wykrycie anomalii i wdrożenie odpowiednich działań zapobiegawczych.

Aktualizacje systemu ERP i świadomość użytkowników

Aktualizacje oprogramowania odgrywają ogromną rolę w zapewnianiu bezpieczeństwa baz danych. W miarę jak pojawiają się nowe zagrożenia, producenci oprogramowania regularnie wydają poprawki, które eliminują wykryte luki w zabezpieczeniach. Regularne aktualizowanie jest zatem niezbędne, aby utrzymać bezpieczeństwo na wysokim poziomie. Niestety, zbyt często firmy zaniedbują ten proces, co zwiększa ryzyko cyberataków.

Oprócz technicznych aspektów związanych z aktualizacjami, niezbędne jest również dbanie o świadomość pracowników korzystających z systemu. Często to właśnie ludzki błąd staje się punktem wejścia dla cyberprzestępców. Pracownicy powinni być regularnie szkoleni w zakresie bezpiecznego korzystania z systemu, rozpoznawania potencjalnych zagrożeń, takich jak phishing, oraz przestrzegania wewnętrznych procedur bezpieczeństwa. Świadomość użytkowników w tym zakresie jest niezwykle istotna. Stanowi ona często pierwszą linię obrony przed atakami.

Aspekty prawne ochrony danych w systemach ERP

Bezpieczeństwo danych firmowych w systemach ERP nie jest tylko kwestią techniczną, ale także prawną. W ostatnich latach regulacje dotyczące ochrony danych stały się znacznie bardziej rygorystyczne. Wdrożenie i utrzymanie odpowiednich mechanizmów zabezpieczających sprawia, że przedsiębiorstwo może funkcjonować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Brak przestrzegania wymogów może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych, a także nadszarpnięcia reputacji.

Bezpieczeństwo danych firmowych w systemach ERP to skomplikowany proces, który wymaga zarówno odpowiednich technologii, jak i zaangażowania ze strony użytkowników. Systemy te oferują szereg mechanizmów, takich jak kontrola dostępu, szyfrowanie, backupy czy monitorowanie aktywności, które skutecznie chronią przed zagrożeniami. Jednakże, aby ochrona była skuteczna, niezbędne jest regularne aktualizowanie systemu i edukowanie pracowników w zakresie bezpieczeństwa. Przedsiębiorstwa, które świadomie inwestują w te obszary, mogą być pewne, że ich dane są odpowiednio zabezpieczone przed wieloma współczesnymi zagrożeniami.