Co się składa na koszt systemu ERP?

Oszacowanie kosztu zakupu i wdrożenia systemu ERP wymaga uwzględniania wielu parametrów. Tak jak różne są przedsiębiorstwa, tak różne będą wyceny systemu odpowiadającego na ich potrzeby. Ważne, aby wiedzieć  jakie elementy składają się na inwestycję i na co zwrócić uwagę, żeby ostateczne jej koszty nie różniły się od zaplanowanego budżetu.

Co się składa na koszt systemu ERP?

Jedynie przy zakupie podstawowego oprogramowania dla najmniejszych przedsiębiorców, pozwalającego na wystawianie faktur, czasem też zarządzanie magazynem i sprzedaż internetową, oszacowanie kosztów inwestycji jest proste i precyzyjne. Sięgamy po gotowy, standardowy produkt nie wymagający zaawansowanego wdrożenia. Program taki dostępny też często w formie usługi, której koszt zamyka się w kilkuset złotych rocznie lub kilkudziesięciu złotych miesięcznego abonamentu.

Na koszt bardziej rozbudowanego systemu ERP składa się wiele elementów, które łatwiej bądź trudniej wycenić. Przedsiębiorcy otrzymują oczywiście takie wyceny od firm informatycznych, ale warto wiedzieć na jakie elementy zwrócić uwagę i sprawdzić, czy nic nie zostało pominięte, aby całkowite koszty inwestycji nie były zaskoczeniem. Praktyka pokazuje bowiem, że najtańsze oferty mogą się okazać najdroższe.

Po pierwsze licencje

Tu znając liczbę stanowisk pracy i procesy zachodzące w firmie dość łatwo wskazać jakie licencje będą potrzebne, a tym samym skalkulować koszt ich zakupu. Generalnie, producenci oprogramowania udostępniają cenniki, w których możemy sprawdzić koszt poszczególnych modułów i przede wszystkim zweryfikować ich funkcjonalności. Trzeba też dokładnie zapoznać się z warunkami licencjonowania, bo pozornie najtańsze licencje mogą generować dodatkowe koszty w przyszłości. Zdarzają się bowiem licencje przypisane do użytkownika nazwanego czy licencje udzielane terminowo. W przypadku licencji nazwanych możliwość skorzystania z nich będzie miał tylko konkretny użytkownik.

Korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy są licencje bezterminowe udzielane na ilość jednoczesnych użytkowników nienazwanych, co oznacza, że przy wylogowaniu, użytkownik zwalnia licencję, a pracę na systemie może rozpocząć kolejna osoba, wykorzystując tę samą licencję. Niektórzy producenci stosują też politykę ograniczonych licencji, zawężając funkcjonalność przykładowo do podglądu dokumentów, bez możliwości edycji. W praktyce może okazać się, że po fazie wdrożenia trzeba będzie rozszerzyć licencje do pełnej funkcjonalności, co będzie związane z dodatkowymi kosztami.

Warto też sprawdzić, kto dokładnie jest producentem oferowanego rozwiązania i czy wszystkie moduły systemu wyprodukowane są i objęte gwarancją jednej firmy. W przeciwnym razie klient staje się uzależniony od firmy, która wdrożyła wszystkie rozwiązania i musi liczyć się z wyższymi kosztami utrzymania systemu.

Po drugie wdrożenie

Wdrożenie to podstawowe pojęcie bardzo różnie rozumiane przez dostawców. Jest to jednak kluczowy parametr od którego zależy sukces sprawnie działającego sytemu ERP. Analizując oferty trzeba zwrócić uwagę jakie usługi ujęte zostały w ramach tego procesu i jaki jest dokładnie ich zakres. Te tańsze mogą nie uwzględniać elementów takich jak wsparcie posprzedażowe (telefoniczne lub dedykowany pracownik integratora wspomagający pracujących na systemie na miejscu) czy szkolenia pracowników. Takie elementy, nie uwzględnione w pierwotnej wycenie mogą słono kosztować przedsiębiorcę gdy okażą się niezbędne w trakcie wdrożenia.
Zgodnie ze standardami firmy Comarch , kompletna usługa wdrożeniowa powinna obejmować następujące elementy:

• analiza przedwdrożeniowa,
• instalacja systemu,
• konfiguracja,
• migracja danych,
• szkolenia pracowników,
• asysta,
• implementacje.

Podstawa to sprawnie przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa

Profesjonalnie przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa to podstawa udanego wdrożenia. Cały proces rozpoczyna się właśnie na etapie określenia potrzeb firmy i pracowników oraz dopasowania rozwiązań zaspokajających te potrzeby. W większych projektach analiza to proces, który trwać może nawet kilka miesięcy tym samym jego koszt może być znaczny. Jakość wykonania analizy w ogromnym stopniu determinuje sukces całego projektu. Należy więc uważać na oferentów, którzy ten etap traktują zbyt błaho.

Jeszcze infrastruktura

Wdrażanie nowego systemu zazwyczaj wiąże się z koniecznością uzupełnienia infrastruktury sprzętowej firmy, na którą mogą się składać serwery, komputery, drukarki, urządzenia POS i inne. W ślad za tym idzie konieczność wyboru i zakupu systemów operacyjnych i oprogramowania bazodanowego. Nie należy też zapominać o zwiększonym zapotrzebowaniu na dostęp do internetu, ochronie antywirusowej i backupie danych. Dokładne oszacowanie przez firmy wdrażające kosztów inwestycji w obszarze infrastruktury jest możliwe jeżeli firma rzetelnie oszacuje swoje zasoby w tym obszarze.

Po wdrożeniu

Szacując koszty digitalizacji firmy, nie można zapominać o tych, które wykraczają poza okres wdrożenia. Przede wszystkim nasuwa się tu kwestia aktualizacji oprogramowania. Kwoty na pierwszy rzut oka najniższe nie muszą wcale oznaczać oszczędności, często jest przeciwnie. Warunki gwarancji mogą określać bowiem bardzo różny jej zakres. Ważne, aby producent zapewniał w ramach tzw. upgrade’u dostęp do każdej nowej wersji systemu, a tym samym zgodność oprogramowania ze zmieniającymi się przepisami prawa. W przeciwnym wypadku podnoszenie wersji, czy też konieczność dostosowania się do nowych przepisów, może finansowo zaskoczyć firmę. Jedocześnie należy sprawdzić, czy producent regularnie wypuszcza nowe wersje oprogramowania na rynek uzbrajając je w nowe funkcjonalności. Wiele firm utrzymuje odrębne wersje dla różnych Klientów, nie tworząc w ten sposób jednorodnego standardu i każdy rozwój funkcjonalny jest odrębnie płatny.

Serwis oprogramowania, który może się okazać konieczny to trudny do przewidzenia koszt. Faktem jest, że w przypadku systemów ERP znanych producentów, które wdrażane są przez wielu integratorów, łatwiej o dostęp do takiej usługi, a jej ceny są konkurencyjne. Zawsze sprawdzajmy w jaki sposób integrator proponuje usługę serwisową . Czasem wartym rozważenia rozwiązaniem jest też możliwość zmiany partnera serwisującego jeśli mamy zastrzeżenia lub wątpliwości co do integratora , który wdrożył system.

Rozwój firmy w efekcie wdrożenia systemu ERP, a także błyskawiczny postęp w obszarze IT, z pewnością wygenerują w przyszłości konieczność wzbogacenia systemu o nowe funkcje. To kolejny argument przemawiający za wyborem oprogramowania stabilnych, dużych producentów, którzy inwestują w swoje produkty i nie znikną z rynku IT.

Czy warto inwestować w system ERP?

Po podliczeniu wszystkich kosztów przedsiębiorca może sobie zadać pytanie czy warto. Odpowiedź jest jedna – digitalizacja jest w obecnie niezbędnym elementem rozwoju firmy. Poprawnie wdrożony system ERP to inwestycja, która zwraca się w szybkim czasie, co doskonale widać na przykładzie Klientów którzy skorzystali z oferty Comarch .

CTA zapytaj jak firmy które zainwestowały w systemy ERP oceniają efektywność finansowa tego przedsięwzięcia

Jak sfinansować zakup systemu ERP ?

Jeżeli koszt zakupu i wdrożenia oprogramowania, przekracza aktualne możliwości finansowe firmy, warto rozważyć leasing lub zewnętrzne źródła sfinansowania inwestycji, tak by nie odsuwać jej w czasie i nie pozostać w tyle za rozwijającą się konkurencją.

Z pomocą mogą przyjść fundusze unijne.  Cyfryzacja, automatyzacja i robotyzacja przedsiębiorstw to najważniejsze założenia budżetu na lata 2021-2027 we wszystkich województwach. Największe szanse na pozyskanie bezzwrotnych dotacji na inwestycje mają przedsiębiorstwa z sektora MŚP, szczególnie w regionach słabiej rozwiniętych. Mocno wspierane, podobnie jak w ubiegłych latach, będą firmy produkcyjne wprowadzające innowacje procesowe i produktowe. Oprócz regionalnych programów, mamy też dotacje za poziomie krajowym skierowane na przykład do firm z branży przetwórstwa rolnego czy dużych firm z potencjałem badawczo-rozwojowym. Fundusze unijne to także zwrotne formy pomocy takie jak preferencyjne kredyty czy poręczenia kapitałowe

CTA zapytaj o możliwości skorzystania z funduszy unijnych adekwatnych do Twojego projektu !

Firma GECOS umożliwia również swoim klientom finansowanie licencji poprzez leasing operacyjny. Leasing w obszarze IT to forma finansowania zyskująca na popularności, daje bowiem przedsiębiorcom rozłożenie kosztów inwestycji w czasie przy jednoczesnych korzyściach podatkowych. Ma też jednak swoje ograniczenia. Często finasowaniem nie może zostać objęta całość inwestycji lub wymagany jest znaczny wkład własny.