KSeF – co musi o nim wiedzieć każdy przedsiębiorca?

Cyfryzacja wkracza w kolejne obszary biznesu – już wkrótce będzie obowiązkowa w obszarze fakturowania. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to przełomowe rozwiązanie, które zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur. Czy to ułatwienie dla przedsiębiorców, czy kolejny biurokratyczny obowiązek? Jak się do niego przygotować i co trzeba wiedzieć, by poprawnie wykorzystywać system? Odpowiadamy na najważniejsze pytania.

Co to jest jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System działa w pełni elektronicznie i eliminuje konieczność wysyłania faktur w formie papierowej lub PDF.

Jak ma to wyglądać w praktyce? Przedsiębiorca wystawia fakturę w systemie księgowym, przesyła ją do KSeF, a odbiorca pobiera ją bezpośrednio z systemu. Nie ma potrzeby drukowania dokumentów czy ich wysyłki mailem – wszystko odbywa się cyfrowo i zgodnie ze ściśle określonym formatem. Faktury ustrukturyzowane mają m.in. być bardziej czytelne, usprawnić pracę działów księgowych i finansowych oraz ograniczyć ryzyko oszustw.

Kto będzie musiał wystawiać faktury w KSeF?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będzie dotyczył wszystkich czynnych podatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Oznacza to, że e-faktury staną się standardem w transakcjach między przedsiębiorcami (B2B) oraz w kontaktach z podmiotami publicznymi (B2G). Co ważne, obowiązek ten obejmie również podatników zwolnionych z VAT. Wyjątkiem będą faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów), które co do zasady będą mogły być nadal wystawiane w formie tradycyjnej, chyba że konsument zażąda faktury poprzez KSeF.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Choć Krajowy System e-Faktur funkcjonuje już od 1 stycznia 2022 roku na zasadzie dobrowolności, to jego obligatoryjne stosowanie zostało przesunięte na późniejszy termin. Początkowo e-faktury miały być obowiązkowe od 1 lipca 2024 r., ale termin odroczono, aby móc dopracować przepisy. Zgodnie z najnowszymi informacjami obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie:

• 1 lutego 2026 roku dla podmiotów o obrotach za 2025 r. przekraczających 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców zarządzających firmą.

Czy KSeF będzie darmowy?

Korzystanie z samej platformy KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów jest całkowicie bezpłatne. Rząd zapewnia również darmowe narzędzia, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF, które pozwalają na ręczne wystawianie i odbieranie pojedynczych faktur. Należy jednak pamiętać, że dla większości firm darmowe rozwiązania mogą okazać się niewystarczające, dlatego warto mieć to na uwadze przy wykorzystaniu obecnych narzędzi lub planowanej transformacji cyfrowej. Koszty mogą pojawić się po stronie przedsiębiorcy i będą związane z koniecznością dostosowania własnych systemów informatycznych. Obejmują one potencjalne opłaty za aktualizację oprogramowania księgowego, zakup dedykowanych modułów integrujących system ERP z KSeF czy koszty wsparcia technicznego ze strony dostawców oprogramowania.

KSeF – intuicyjna obsługa i darmowe oprogramowanie

Niektórzy przedsiębiorcy mogą się obawiać wprowadzenia nowego systemu, jednak zadbano o to, aby KSeF był intuicyjny i prosty we wdrożeniu oraz użytkowaniu. Ministerstwo Finansów udostępniło szereg darmowych narzędzi do wystawiania e-faktur, w tym aplikację mobilną. Ponadto środowisko testowe pozwala bezpiecznie zaznajomić się z systemem. Możliwość integracji z popularnymi systemami ERP, takimi jak Comarch ERP, dodatkowo upraszcza proces, pozwalając na automatyzację wielu czynności.

Integracja systemu ERP z KSeF nie musi być skomplikowana. W GECOS oferujemy gotowe rozwiązania, które pozwalają na szybkie i bezproblemowe wdrożenie elektronicznego fakturowania w firmie.

Jakie zmiany wprowadza KSeF w zakresie fakturowania?

Wprowadzenie KSeF oznacza fundamentalne zmiany w obiegu dokumentów księgowych. Przejawiają się one przede wszystkim jako:

• standaryzacja – wszystkie faktury będą miały jednolity format XML, co ułatwi ich przetwarzanie i archiwizację;
• automatyzacja – integracja KSeF z systemami ERP pozwoli na automatyczne generowanie i wysyłanie faktur, redukując ryzyko błędów ludzkich; automatyczna będzie też archiwizacja w systemie KSeF;
• szybszy zwrot VAT – przedsiębiorcy korzystający z KSeF mogą liczyć na skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni;
• oszczędność czasu i kosztów – eliminacja papierowych dokumentów to mniejsze wydatki na druk i wysyłkę oraz szybszy obieg dokumentów.

Krajowy System e-Faktur ma ułatwić także kontrolę podatkową. Urzędy skarbowe będą miały dostęp do wszystkich faktur w czasie rzeczywistym, co może zmniejszyć liczbę kontroli w firmach i skrócić czas ich trwania.

Jak przygotować się na wdrożenie KSeF?

Aby poprawnie korzystać z KSeF, warto zawczasu się do tego przygotować. Możesz sprawdzić, czy Twoja firma jest gotowa na rewolucję w kilku krokach.

1. Analiza obecnych procesów – przyjrzyj się temu, jak obecnie przebiega u Ciebie proces wystawiania i odbierania faktur. To pomoże w dostosowaniu się do nowych wymogów.
2. Aktualizacja oprogramowania – upewnij się, że Twój system ERP lub inne narzędzie do fakturowania jest kompatybilne z KSeF. W razie potrzeby skontaktuj się z dostawcą oprogramowania w celu aktualizacji.
3. Szkolenie zespołu – przeszkol swoich pracowników z obsługi nowego systemu, aby uniknąć błędów i opóźnień w procesie fakturowania.
4. Testowanie – skorzystaj z udostępnionego przez Ministerstwo Finansów środowiska testowego KSeF, aby sprawdzić, jak system działa w praktyce.
5. Nadanie uprawnień – jeśli korzystasz z usług biura rachunkowego, pamiętaj o nadaniu mu odpowiednich uprawnień w KSeF do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W związku z wprowadzeniem elektronicznych faktur ustrukturyzowanych biura rachunkowe staną przed koniecznością dostosowania swoich procesów do nowych realiów. Będą musiały zintegrować swoje systemy z KSeF oraz przeszkolić pracowników w zakresie obsługi e-faktur. Jednocześnie, dzięki automatyzacji i standaryzacji, wiele czynności zostanie uproszczonych, co może przełożyć się na efektywniejszą pracę i lepszą obsługę klientów.

Krajowy System e-Faktur – przygotuj się już teraz

Krajowy System e-Faktur wprowadza pewne wyzwania, ale docelowo ma uprościć procesy księgowe, zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów oraz zmniejszyć liczbę błędów i oszustw podatkowych. To krok w stronę nowoczesności i automatyzacji. Warto już teraz sprawdzić, czy Twoje systemy są gotowe na KSeF i jakie kroki musisz podjąć, by dostosować swoją firmę do nowych wymogów.