Wysyłanie faktur do klientów – czy jest obowiązkowe?

Faktura to podstawowy dokument finansowy stosowany przez przedsiębiorców. Potwierdza ona wystąpienie transakcji zawartej pomiędzy dwoma podmiotami. Przedsiębiorca musi ją wystawić zawsze wtedy, gdy dojdzie do takiej transakcji. Czy jednak wysyłanie faktur do klientów jest obowiązkowe? Na czym to dokładnie polega? Sprawdź!

Czy wysyłanie faktur do klientów jest obowiązkowe?

Zgodnie z prawem w przypadku sprzedaży towarów i usług pomiędzy firmami (B2B), przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury. Natomiast gdy do transakcji dochodzi pomiędzy firmą a konsumentem (B2C), fakturę należy wystawić jedynie na żądanie konsumenta (B2C).

Każda faktura musi być również przekazana nabywcy. Oznacza to np. wydanie papierowego dokumentu do rąk własnych lub wysłanie go pocztą. Obecnie coraz częściej stosuje się jednak wysyłanie faktur mailem lub inne sposoby przekazywania faktur elektronicznych. Nabywca musi jednak wyrazić zgodę na otrzymanie faktury drogą elektroniczną.

Elektroniczne faktury – wygoda i nowe wyzwania

Coraz więcej firm decyduje się na wysyłanie faktur elektronicznych, co przynosi wiele korzyści – jest szybciej, taniej i korzystniej dla środowiska naturalnego. Faktura elektroniczna (czyli dokument wystawiony, przesyłany i przechowywany w formie cyfrowej) jest uznawana za równoważną z fakturą papierową. Nie możesz jednak narzucić swojemu klientowi formy elektronicznej – musi on się na nią zgodzić. W praktyce coraz więcej firm akceptuje ten sposób. Dzięki niemu obowiązek wysyłania faktur staje się mniej uciążliwy, szczególnie dla przedsiębiorców, którzy stosują już wewnętrznie elektroniczny obieg dokumentów.

Wysyłanie faktur mailem – co mówi prawo?

Wysyłanie faktur mailem to coraz powszechniejsza praktyka. Polskie prawo dopuszcza taką formę, ale – jak wspomniano wcześniej – wymagane jest uzyskanie zgody klienta. Zgoda ta może być wyrażona przez podpisanie umowy lub akceptację regulaminu. Akceptowana jest także tzw. zgoda dorozumiana. Ma ona miejsce wtedy, gdy nabywca zapłaci za towar lub usługę udokumentowaną za pomocą faktury elektronicznej otrzymanej mailem. W przypadku braku takiej zgody, fakturę papierową można dostarczyć nabywcy w późniejszym terminie.

Warto też pamiętać, że faktury elektroniczne muszą być przechowywane przez 5 lat, podobnie jak papierowe. Można je przechowywać w formie cyfrowej, ale muszą być łatwo dostępne i czytelne przez cały ten okres.

KSeF – rewolucja w sposobie fakturowania

Jednak już niedługo przedsiębiorcy będą musieli się liczyć z nowym sposobem fakturowania. Już wkrótce obowiązkowe stanie się stosowanie KSeF i e-Faktur dla wszystkich transakcji B2B. KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur online, która umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Od stycznia 2022 roku KSeF funkcjonuje w Polsce jako system dobrowolny. Docelowo wystawianie faktur będzie możliwe tylko za pomocą KSeF, bez potrzeby akceptacji odbiorcy – będzie obowiązkowe bez względu na jego preferencje w zakresie faktur elektronicznych.

Wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT (zarówno czynnych, jak i zwolnionych) od 1 lutego 2026 roku. Aktualnie można korzystać z systemu dobrowolnie.

Czy KSeF zmieni obowiązek wysyłania faktur?

Gdy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy, zmieni się również sposób, w jaki faktury będą trafiały do klientów. Wszystkie dokumenty będą wystawiane i przesyłane za pośrednictwem systemu, co oznacza, że przedsiębiorcy nie będą musieli martwić się o ich fizyczne wysyłanie. KSeF automatycznie przekaże fakturę odbiorcy, a przedsiębiorca będzie mieć pewność, że została dostarczona zgodnie z prawem. Nie będzie konieczne dodatkowe wysyłanie faktur mailem, co oszczędzi czas i wyeliminuje wiele błędów.

Wystawianie faktur będzie możliwe zarówno za pośrednictwem komercyjnych narzędzi, jak i za pomocą bezpłatnego oprogramowania dostarczonego przez Ministerstwo Finansów.

Wysyłanie faktur elektronicznych – przygotuj swoją firmę

Wysyłanie faktur elektronicznych powoli staje się standardem, a w niedalekiej przyszłości będzie obowiązkowe. Warto już teraz przygotować się na rewolucję, wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów w swojej firmie oraz cyfrowe metody ich archiwizacji. Istotną informacją jest to, że systemy Comarch ERP są gotowe na wymianę danych z Krajowym Systemem e-Faktur. Możesz zatem już teraz wystawiać faktury przez KSeF z użyciem swojego systemu ERP. Rozważasz dopiero jego wdrożenie? Zapraszamy do kontaktu – chętnie Ci pomożemy!