Systemy klasy ERP – co to jest?

Zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga koordynowania wielu procesów z różnych obszarów działalności. W przypadku firm zajmujących się produkcją są to m.in. obszary związane z finansami, logistyką, wytwarzaniem towarów, ich magazynowaniem, późniejszą sprzedażą oraz z obsługą klienta. Wszystkie te procesy mogą być – i często są – obsługiwane przez kilka programów niepołączonych ze sobą. W efekcie brakuje jednolitych danych, bo każde wprowadza się w inny sposób, nie da się zautomatyzować powtarzalnych elementów, a współpraca pomiędzy działami wiąże się ze znacznym wysiłkiem. Żeby ułatwić pracę ludziom działającym na różnych poziomach organizacji, wiele firm decyduje się na wdrożenie systemu klasy ERP. Co to takiego i jak to działa?

ERP to skrót od angielskiego sformułowania Enterprise Resource Planning oznaczającego w dosłownym tłumaczeniu „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”. System ERP jest oprogramowaniem pozwalającym na kompleksowe zarządzanie firmą – kontrolowanie najważniejszych zasobów i kierowanie nimi oraz na nadzorowanie procesów praktycznie w każdym obszarze biznesowym. W jednej bazie danych zbiera się informacje dotyczące sprzedaży, księgowości, finansów, magazynu, kadr i płac, produkcji, zaopatrzenia itp. To właśnie wyróżnia systemy ERP spośród innych rozwiązań – gromadzą wszystkie dane w jednej wspólnej bazie, a nie w kilku różnych.

Co ciekawe, pomysł na usprawnienie działań firm przez gromadzenie informacji w jednym miejscu nie jest nowy. Pierwsze systemy będące pierwowzorami tych, z których korzystamy obecnie, tworzono już po II wojnie światowej. Wówczas nazywano je systemami MRP (ang. Material Requirements Planning). Później, w latach 90., kiedy rozwój technologii informatycznych wpłynął na produkcję komputerów o większej mocy obliczeniowej, powstały rozwiązania przetwarzające wiele informacji naraz – ERP-y, a powszechny dostęp do internetu umożliwił korzystanie z systemów zintegrowanych ERP 4.0.

Czym jest system klasy ERP?

Jak można odpowiedzieć na pytanie, czym jest system klasy ERP? Mówiąc obrazowo, to system aplikacji obejmujących poszczególne obszary działania przedsiębiorstwa, które oparte są na jednej bazie danych. Jeżeli np. pracownik odpowiadający za sprzedaż wprowadzi dane do systemu ERP, zobaczy je inny pracownik np. z działu księgowości, o ile oczywiście dostęp do tych informacji będzie uzasadniony. Warto pamiętać, że system ERP pozwala na określanie różnych poziomów dostępów w zależności od potrzeb firmy.

Takie systemy z powodzeniem zastępują kilka osobnych programów wykorzystywanych dotychczas do obsługi każdego z działów. Tym samym administracja nie ma już własnego oprogramowania, podobnie jak magazyn. Wszystko łączy się w jednym miejscu.

Na co pozwalają systemy klasy ERP?

W jaki sposób systemy klasy ERP wpływają na przedsiębiorstwa? Ułatwiają dostęp do informacji – użytkownicy bardzo szybko są w stanie przefiltrować potrzebne dane dotyczące zamówień, sprzedaży czy lokalizacji towarów na magazynie, co w przypadku korzystania z kilku różnych programów często w ogóle nie jest możliwe. Tym samym skraca się jednocześnie czas wykonywania zadań. Skoro łatwo uzyskuje się dane, poświęca się na to mniej czasu i energii, którą można wykorzystać w innych obszarach.

Ten łatwiejszy dostęp do danych wpływa również na tempo podejmowania decyzji. Osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary mają dostęp do pełnej wiedzy na temat aktualnego stanu firmy i dzięki temu są w stanie szybciej, a jednocześnie trafniej decydować o kolejnych krokach.

Poza tym systemy klasy ERP obniżają koszty. Pozwalają na optymalizację stanów magazynowych i łańcucha dostaw – łatwiej sprawdzić, co jest na magazynie, a co trzeba zamówić, a także co zalega od dawna i czego nie warto produkować więcej oraz na automatyzację niektórych powtarzalnych czynności i procesów. W tym ostatnim przypadku zasoby da się wykorzystać w inny sposób, żeby zwiększyć dochody przedsiębiorstwa.

Co jeszcze umożliwiają te rozwiązania? Optymalizację procesów produkcyjnych, zwiększenie efektywności pracowników, którzy nie muszą wykonywać niektórych zadań ze względu na ich wspomnianą automatyzację, kontrolę jakości wytwarzanych produktów dzięki szybkiemu dostępowi do analiz wybranych partii oraz poprawę np. obsługi klienta, bo każdy pracownik działu sprzedaży może łatwo podejrzeć, co zazwyczaj zamawia kontrahent, w jakiej ilości i jakie aktywności są dla niego najważniejsze.

Wdrożenie systemu ERP

Żeby system ERP rzeczywiście pozytywnie wpływał na działanie przedsiębiorstwa, trzeba właściwie przeprowadzić jego wdrożenie. Co w tym wypadku oznacza „właściwie”? To znaczy sam proces przechodzenia na nowe rozwiązanie powinien być poprzedzony dokładną analizą potrzeb i celów. Najpierw trzeba się zastanowić, z czego korzystało się dotychczas, na ile się to sprawdzało, a co warto zmienić, żeby usprawnić działanie przedsiębiorstwa. Jednocześnie należy wyznaczyć kluczowe obszary działalności i to z uwzględnieniem tych obszarów zdefiniować funkcjonalności, które są niezbędne, opcjonalne oraz do wprowadzenia za jakiś czas. Przez cały czas trzeba mieć na uwadze, że wdrożenia systemów ERP przeprowadza się raz na kilka lat, dlatego odpowiednie przygotowanie do tych procesów, w tym wybór partnera wdrożeniowego, ma kluczowe znaczenie.